5 sposobów na zajętą recepcję

Zdarza się, że recepcje są bardzo zatłoczone. Z kilkoma osobami oczekującymi na wizytę, innymi, które się meldują i być może wpadającymi, aby zadać ogólne pytanie recepcjoniście, przestrzeń może łatwo stać się dość szalona.

Jako recepcjonista, jakie są najlepsze sposoby radzenia sobie z tego typu sytuacją? Pozostawienie ludzi w oczekiwaniu na zbyt długi czas może spowodować, że ludzie staną się zirytowani i zestresowani. To również nie daje najlepszego wrażenia. Jeśli ktoś wchodzi i podejść do recepcji, nie będą czuć się bardzo swobodnie, jeśli przestrzeń wydaje się zbyt zajęty albo.

Sprawdźmy 5 sposobów można obsługiwać zajęty obszar recepcji i zachować każdy szczęśliwy i spokojny. Zanim dojdziemy do tego punktu, sprawdź ten film, który ma kilka ciekawych punktów do rozważenia.

Sugestia 1 - Miej system ustalania priorytetów

Upewnij się, że wiesz, kiedy każdy gość ma być widziany i przez kogo. Może to być trudne, jeśli wiele osób czeka, więc miej arkusz przed sobą lub na ekranie komputera, który pozwala na szybkie sprawdzenie. Oznacza to, że możesz utrzymać przepływ gości w ruchu i nikt nie będzie siedział czekając zbyt długo.

Sugestia 2 - Upewnij się, że przestrzeń recepcji jest wygodna

To może nie brzmi jak metoda, ale jest to bardzo przydatna wskazówka! Jeśli siedzenie recepcji jest wygodne, a cała przestrzeń jest spokojna i pogodna, ludzie będą szczęśliwsi czekając na wizytę. Z drugiej strony, jeśli przestrzeń jest przeciwieństwem, będziesz miał więcej ludzi podchodzących do recepcji i żądających informacji, kiedy będą widziani.

Sugestia 3 - elektroniczny proces odprawy

Recepcje zawsze będą potrzebne, ale posiadanie zautomatyzowanego procesu odprawy oznacza, że goście mogą wejść, dotknąć kilku przycisków na ekranie dotykowym, a ktokolwiek ma się z nimi spotkać, wie, że czekają. To zdejmuje presję z recepcjonisty i pozwala przestrzeni działać bardziej płynnie.

Sugestia 4 - Zapewnij sobie rozrywkę

Podobnie jak w przypadku komfortu, posiadanie rozrywki w recepcji sprawi, że ludzie będą zajęci podczas oczekiwania. Nie oznacza to, że potrzebujesz mini koncertu, ale włączony w tle telewizor lub delikatna muzyka powinny wystarczyć. Punkty ładowania telefonu to też zawsze dobry pomysł!

Sugestia 5 - Rozważ posiadanie dwóch recepcjonistów

Jeśli masz dużą przestrzeń, może trzeba dwa biurka recepcji. Robiąc to, masz podwójną zdolność do przetwarzania gości i zachować każdy szczęśliwy. Jest to również istotne, że recepcjonista pozostaje uspokajający w kontroli podczas ich godziny pracy. Bardzo łatwo jest się zestresować, ale afirmacje i ćwiczenia głębokiego oddychania mogą pomóc w pozbyciu się presji.

Dzięki tym kilku wskazówkom, Twoja recepcja będzie działać tak gładko, jak to tylko możliwe, nawet gdy jest bardzo zajęta.